Trygg ekonomi ger bättre utbildning
Föreställ dig att ditt utbildningsföretag precis landat ett stort uppdrag. En kommunal uppdragsgivare vill köpa ett helt utbildningsprogram för hundra deltagare, kontraktet är underskrivet och lärarna har börjat förbereda kursmaterial. Men två månader senare är fakturan fortfarande obetald. Bokföringen visar att pengarna egentligen borde ha kommit för länge sedan, och plötsligt står företaget inför en verklighet där löner ska betalas, läromedel ska köpas in och lokaler hyras – utan att intäkterna finns på kontot.
Denna situation är långt ifrån ovanlig i utbildningsbranschen, där långa leveranstider och B2B-kontrakt skapar ett speciellt sårbart kassaflöde. När betalningar dröjer eller uteblir helt påverkas inte bara siffrorna i bokföringen. Det får direkta konsekvenser för lärare som inte kan utveckla sitt material, för studenter som möter en stressad organisation och för ledningen som tvingas fokusera på ekonomisk överlevnad i stället för pedagogisk kvalitet. Effekten rinner genom hela verksamheten och kan i värsta fall hota företagets framtid.
Därför är aktiv riskhantering inte bara en fråga för banker och försäkringsbolag – det är en förutsättning för att utbildningsverksamheter ska kunna växa tryggt och fortsätta leverera det de är bäst på: god undervisning. I den här artikeln går vi igenom hur du som skolledare, ekonomichef eller entreprenör kan bygga en kreditpolicy som ökar försäljningen samtidigt som den skyddar verksamheten. Vi tittar också på konkreta verktyg som Coface kreditförsäkring, visar praktiska beräkningsexempel och ger råd om hur du agerar snabbt när betalningen dröjer.
När fakturan förfaller ekar det i klassrummet
Svenska företag upplever just nu en utmanande tid när det gäller kundbetalningar. Enligt officiell statistik från Tillväxtanalys gick 976 företag i konkurs enbart i maj 2025, vilket är en ökning med 4 procent jämfört med maj 2024. Samtidigt rapporterar Dun & Bradstreet att konkurskurvan vänt uppåt igen efter en lugnare period, med risknivån stigande i nästan alla branscher. För företag inom utbildning och edtech innebär detta att varje ny kund kräver noggrannare bedömning än tidigare.
Utbildningsföretag är särskilt känsliga för betalningsförsinkringar av flera skäl. Personalkostnaderna utgör ofta 60–80 procent av omsättningen, och till skillnad från många andra branscher kan du inte ställa in leveransen mitt i ett pågående utbildningsprogram bara för att kunden inte betalat. När en YH-utbildning väl har startat eller ett företag har börjat använda en digital lärplattform måste leveransen fortsätta, oberoende av om fakturan betalas i tid. Denna särskilda karaktär gör att uteblivna intäkter snabbt skapar akuta likviditetsproblem.
Kopplingen mellan ekonomisk stabilitet och undervisningskvalitet är tydligare än många tror. När kassaflödet är spänt tvingas ledningen fatta beslut som direkt påverkar lärmiljön. Stabil ekonomi skapar bättre lärmiljöer genom att resurser kan läggas på rätt saker i rätt tid. Men när intäkterna uteblir händer motsatsen: planerade investeringar i ny teknik skjuts upp, kompetensutveckling för lärare ställs in och administrativa resurser går till inkassoärenden i stället för till pedagogisk utveckling.
De dolda kostnaderna när betalningar dröjer är many och lätta att underskatta:
- Administrativ tid: Bokföring, påminnelser, telefonsamtal och e-postväxlingar stjäl tid från kärnverksamheten
- Stressfaktorn: Osäkerhet om ekonomin påverkar hela arbetsmiljön och skapar oro bland medarbetare
- Förlorade investeringar: Planerade satsningar på digitala verktyg, marknadsföring eller nya kurser måste skjutas på framtiden
- Försvagad förhandlingsposition: Leverantörer och samarbetspartners märker när ett företag har betalningssvårigheter
- Räntor och avgifter: Om företaget själv tvingas betala fakturor sent eller använda dyr kortsiktig finansiering
Så bygger du en kreditpolicy som ökar försäljningen
Många mindre utbildningsföretag litar på magkänsla när de bedömer om en ny kund är pålitlig. Det kan fungera när verksamheten är liten och kunderna är få, men så fort företaget växer blir risken omöjlig att överblicka. En kund som verkar stabil idag kan ha dolda ekonomiska problem, och en enskild kundförlust kan vara ödesdigger för ett litet bolag med tight likviditet.
En formell kreditpolicy behöver inte vara komplicerad, men den måste vara konsekvent. Börja med att definiera vilka kunder som får kredit och på vilka villkor. För nya kunder kan det vara klokt att kräva förskottsbetalning eller kortare betalningstid, medan etablerade kunder med god historik kan få generösare villkor. Dokumentera också vilka beslutsnivåer som gäller: vem får bevilja 50 000 kronor i kredit, och vem måste godkänna större belopp?
För att fatta säkra kreditbeslut behöver du tillgång till korrekt information om kundens ekonomiska ställning. Här kommer externa datapartners in i bilden. Professionella aktörer erbjuder global information om företags kreditvärdighet, vilket gör att du kan säga ja till fler affärer utan att öka risken. I stället för att vara defensiv och tacka nej till osäkra kunder kan du använda professionella kreditbedömningar för att identifiera vilka affärer som faktiskt är säkra, även när kunden är ny eller verkar okänd.
Balansen mellan försäljningstillväxt och riskhantering är avgörande för alla tillväxtföretag. Säljare vill naturligtvis säga ja till så många affärer som möjligt, medan ekonomifunktionen vill minimera risken för kundförluster. En väl utformad kreditpolicy gör denna motsättning konstruktiv: försäljningen kan växa snabbare när det finns tydliga verktyg och processer för att hantera risken. Det handlar om att bygga en utveckling som är hållbar.
Stegen för att bygga en fungerande kreditpolicy kan sammanfattas så här:
- Kartlägg nuläget: Granska dina nuvarande kunder och identifiera var risken är störst
- Sätt kreditgränser: Bestäm hur mycket kredit varje kundkategori kan få baserat på företagets totala riskkapacitet
- Välj informationskällor: Ta in kreditupplysningar och externa bedömningar för alla nya B2B-kunder
- Definiera beslutsprocessen: Skriv ner vem som får besluta vad, och när ekonomichefen eller VD måste involveras
- Följ upp regelbundet: Även befintliga kunders ekonomi kan försämras – gör årliga kontroller
Svensk snabbkalkyl visar priset för en kundförlust
När en kund inte betalar sin faktura är förlusten större än fakturabeloppet. Många tror att en obetald räkning på 100 000 kronor innebär en förlust på just 100 000 kronor, men verkligheten är betydligt värre. För att förstå den verkliga kostnaden måste du titta på företagets vinstmarginal och räkna baklänges: hur mycket ny omsättning behövs för att tjäna in samma vinst igen?
Låt oss ta ett konkret exempel. Ett utbildningsföretag med 10 procent vinstmarginal förlorar en faktura på 100 000 kronor. Det innebär att företaget inte bara förlorar de 100 000 kronorna, utan också den vinst på 10 000 kronor som affären skulle ha genererat. För att kompensera för detta behöver företaget sälja för 1 miljon kronor i nya uppdrag – eftersom 10 procent av 1 miljon är just de 100 000 kronor som gick förlorade. Detta är en enorm börda, särskilt för mindre aktörer som redan kämpar med tunna marginaler.
| Förlust (SEK) | Vinstmarginal | Omsättning som krävs för att täcka förlusten (SEK) |
|---|---|---|
| 50 000 | 5% | 1 000 000 |
| 50 000 | 10% | 500 000 |
| 100 000 | 5% | 2 000 000 |
| 100 000 | 10% | 1 000 000 |
| 250 000 | 5% | 5 000 000 |
| 250 000 | 10% | 2 500 000 |
Tabellen ovan visar tydligt varför kreditrisker är så allvarliga för utbildningsföretag med låga marginaler. Inom utbildningssektorn är det vanligt med vinstmarginaler mellan 5 och 15 procent, och då blir varje kundförlust dyrköpt. En enskild konkurs hos en stor kund kan kräva att företaget hittar flera nya stora avtal bara för att stå på nollställning igen. Detta förklarar också varför proaktiv riskhantering och kreditförsäkring kan vara avgörande för överlevnaden.
Välj rätt verktyg för din riskhantering
Det finns i huvudsak tre sätt att hantera kreditrisken i ett utbildningsföretag: självförsäkring genom egna buffertar, factoring som ger snabb likviditet, och kreditförsäkring som skyddar mot insolvens. Varje metod har sina för- och nackdelar, och valet beror på företagets storlek, tillväxttakt och riskaptit. Självförsäkring innebär att företaget behåller hela risken själv och bygger upp ekonomiska buffertar för att hantera eventuella kundförluster. Detta ger full kontroll men kräver betydande kapital och fungerar dåligt vid snabb expansion.
Factoring är en finansieringsprodukt där företaget säljer sina fakturor till en factoringaktör och får betalt nästan omedelbart, vanligtvis inom 24 timmar. Detta förbättrar kassaflödet dramatiskt och minskar risken för kreditförluster, men det kostar mer än traditionell kreditförsäkring eftersom du i praktiken betalar för både finansiering och riskskydd. Factoring passar bäst för företag som har akuta likviditetsbehov och inte kan vänta på att kunder betalar enligt ordinarie villkor.
Kreditförsäkring är däremot en ren riskförsäkring som inte påverkar äganderätten till fakturorna. Försäkringen träder in när en kund går i konkurs eller inte kan betala av andra ekonomiska skäl, och då kompenserar försäkringsbolaget det utestående beloppet (vanligtvis 90 procent). Många kreditförsäkringar inkluderar även tjänster som löpande kreditövervakning, riskbedömningar av nya kunder och professionell inkassohantering. För utbildningsföretag som erbjuder yrkesutbildningar på distans och växer snabbt kan kreditförsäkring vara särskilt värdefullt, eftersom det möjliggör säker expansion utan att binda upp för mycket kapital.
| Metod | Kostnad | Kontroll | Risktäckning |
|---|---|---|---|
| Självförsäkring | Ingen direkt premie, men kräver stort eget kapital | Full kontroll över kundrelationer | Ingen extern täckning – företaget bär hela risken |
| Factoring | Hög (1-5% av fakturabeloppet) | Begränsad – factorn hanterar fakturorna | Hög – factorn tar över risken vid köp |
| Kreditförsäkring | Måttlig (0,1-0,5% av omsättningen) | Full kontroll – företaget behåller kundrelationen | Hög – upp till 90% vid insolvens |
Valet mellan dessa alternativ beror på var företaget befinner sig i sin utveckling. Ett nystartat utbildningsbolag med få kunder kanske klarar sig med självförsäkring, medan ett snabbt växande edtech-företag som säljer till kommuner och företag över hela landet kan behöva den trygghet som kreditförsäkring ger. Vissa företag kombinerar också metoderna: de använder factoring för att hantera kortsiktiga likviditetsbehov och kompletterar med kreditförsäkring för att skydda sig mot stora kundförluster.
Agera snabbt när betalningen dröjer
Ett centralt nyckeltal för att följa upp kundfordringar är DSO, Days Sales Outstanding, som mäter hur många dagar det i genomsnitt tar innan kunderna betalar sina fakturor. Om ditt företag har en betalningsvillkor på 30 dagar men DSO ligger på 50 dagar betyder det att pengarna kommer in 20 dagar för sent i genomsnitt. Detta binder kapital och skapar likviditetsstress. Genom att övervaka DSO månadsvis kan du snabbt upptäcka om betalningsmoralen försämras och agera innan problemen växer.
När en faktura blir försenad är det viktigt att ha en tydlig trappsteg för uppföljning. En välfungerande process kan se ut så här:
- Dag 1-7 efter förfallodagen: Skicka en vänlig påminnelse via e-post – ibland har kunden bara missat fakturan
- Dag 8-14: Följ upp med telefonkontakt för att förstå orsaken och påminna om betalningsansvar
- Dag 15-30: Skicka formell betalningsuppmaning med tydlig information om nästa steg
- Dag 31+: Överlämna ärendet till professionell inkasso eller aktivera din kreditförsäkring
Att använda en extern part för inkasso har flera fördelar. För det första bibehåller det en professionell distans mellan dig och kunden, vilket minskar risken för att relationen förstörs helt. För det andra har inkassobolag större juridisk och administrativ erfarenhet av att driva indrivningsärenden, vilket ökar chansen att pengarna faktiskt kommer in. För det tredje frigör det tid för ditt företag att fokusera på kärnverksamheten i stället för att jaga obetalda fakturor.
Tidig action är avgörande för att minimera förlusten. Studier visar att sannolikheten att få betalt sjunker dramatiskt för varje månad som går efter förfallodagen. En faktura som är 90 dagar försenad har betydligt lägre chans att betalas än en som är 30 dagar sen. Dessutom kostar varje dröjsmålsmånad pengar i form av räntebortfall, administrativ tid och ökad stress i organisationen. Därför lönar det sig alltid att agera snabbt och strukturerat så fort betalningen uteblir.
Trygga intäkter ger frihet att utbilda
När utbildningsföretag arbetar med starka ekonomiska rutiner och aktiv riskhantering skapas utrymme för det som verkligen spelar roll: att utveckla pedagogiken, stötta studenterna och bygga långsiktiga kundrelationer. Ekonomisk trygghet är inte ett mål i sig, utan grunden för att kunna leverera utbildning av hög kvalitet år efter år. Varje krona som inte går förlorad på dåliga affärer kan i stället investeras i bättre läromedel, kompetensutveckling för lärare eller nya digitala verktyg som förbättrar lärandeupplevelsen.
Se kredithantering som en möjliggörare snarare än en bromskloss. Med rätt verktyg på plats – en tydlig kreditpolicy, tillgång till extern kreditinformation och eventuellt en kreditförsäkring – kan försäljningsteamet säga ja oftare utan att riskera företagets överlevnad. Det handlar om att bygga en verksamhet som både kan växa och sova gott om natten. Börja med att granska dina nuvarande kreditrutiner idag. Hur lång tid tar det att få betalt? Vilka kunder utgör störst risk? Finns det verktyg som kan göra processen säkrare och smidigare?